4. Chat und Kommunikation

4.1 Einen neuen Chat starten

1. Klicken Sie in der Sidebar auf Chat. Ein neues Chat-Fenster öffnet sich.
2. Wählen Sie das gewünschte KI-Modell im Dropdown oben aus.
3. Beginnen Sie die Eingabe in der unteren Eingabezeile.
4. Senden Sie die Anfrage mit Strg+Enter (Windows/Linux) bzw. Cmd+Enter (Mac) oder dem Pfeil-Button.

KI-Kennzeichnung

Das verwendete Modell wird im Chat immer angezeigt. KI-generierte Inhalte sind so jederzeit als solche erkennbar (EU AI Act, Art. 50).

4.2 Texteingabe

Die Chat-Eingabe unterstützt:

• Freien Text in beliebiger Länge
• Bearbeitung vor dem Absenden (Löschen, Ergänzen)
• Tastaturkürzel: Strg+Enter / Cmd+Enter zum Senden, Enter für Zeilenumbruch

4.3 Spracheingabe (Speech-to-Text)

GovAI unterstützt Spracheingabe direkt im Chat – ohne externe Software:

Ablauf:

1. Klicken Sie auf das Mikrofon-Symbol in der Eingabezeile.
2. Erteilen Sie dem Browser die Mikrofonfreigabe (einmalig).
3. Sprechen Sie Ihre Anfrage.
4. Klicken Sie auf „Aufnahme beenden" (oder das Stop-Symbol).
5. Der transkribierte Text erscheint im Eingabefeld – Sie können ihn vor dem Absenden bearbeiten.
6. Senden Sie die Anfrage wie gewohnt.

Wichtig zur Spracheingabe

• Die Sprachaufnahme läuft nur nach expliziter Aktivierung durch Sie.
• Der erkannte Text wird im Eingabefeld angezeigt, bevor er an das Modell gesendet wird.
• Die transkribierte Nachricht durchläuft dieselbe Data Guard Pipeline wie Texteingaben.
• Sprachaufnahmen werden in Text umgewandelt; das Originalaudio wird nicht gespeichert.
• DSGVO und Datenresidenz (EU/EWR) gelten auch für den Transkriptionsdienst.

Mikrofon-Berechtigung verweigert

Falls keine Mikrofonaufnahme möglich ist, erscheint eine Fehlermeldung: „Das Mikrofon konnte nicht verwendet werden. Bitte prüfen Sie Ihre Browser-Einstellungen." Nutzen Sie in diesem Fall die Texteingabe.

4.4 Datei-Uploads

Klicken Sie auf das Büroklammer-Symbol:

Unterstützte Formate:

• Dokumente: .pdf, .docx, .pptx, .xlsx (max. 10 MB)
• Bilder: .jpg, .jpeg, .png (max. 10 MB) – Text per OCR extrahieren oder Bild direkt anhängen

Was die KI mit hochgeladenen Dateien machen kann:

• Inhalte zusammenfassen und analysieren
• Fragen zum Dokumentinhalt beantworten
• Dokumente übersetzen oder umformulieren
• Tabellen aus PDFs extrahieren
• Text aus Bildern (Scans, Screenshots) lesen (OCR)

Datei-Uploads und Data Guard

Der Data Guard prüft ausschließlich textuelle Inhalte. Das betrifft auch über OCR extrahierte Textstellen über die Option "Text aus Bildern extrahieren". Für die Option "Bilder hochladen" gilt: Etwaige Gesichter oder einer Person zuordenbare Merkmale werden nicht geschwärzt oder in sonstiger Weise unkenntlich gemacht. Die Verantwortung für die Prüfung personenbezogener, rein visueller Inhalte liegt bei den Nutzenden. Laden Sie nur Bilder hoch, die für die KI-Verarbeitung freigegeben sind – prüfen Sie im Zweifelsfall mit Ihrer Datenschutzstelle oder IT.

4.5 Modellauswahl im Chat

Im Chat-Dropdown können Sie aus den freigegebenen Modellen wählen. Das Modell wird bei jeder Antwort angezeigt. Unterschiede:

Eigenschaft	Schnelle Modelle (z. B. GPT-4o Mini)	Leistungsstarke Modelle (z. B. GPT-5, Claude Opus)
Antwortgeschwindigkeit	Sehr schnell	Langsamer
Eignung	Einfache Alltagsaufgaben	Komplexe Analysen, lange Dokumente
Token-Verbrauch	Gering	Höher
Data Guard	Immer aktiv (je nach Konfiguration)	Immer aktiv (je nach Konfiguration)

Thinking Models: Bei Denkmodellen (Thinking Models) wird der interne Denkprozess des Modells nicht angezeigt – nur das Ergebnis. Dies ist technisch bedingt und kein Informationsverlust für den Nutzer.

Modellzuordnung durch Admins

Welche Modelle Ihnen zur Verfügung stehen, wird von Ihrem Administrator konfiguriert. Modelle, für die Ihre Rolle keine Berechtigung hat, erscheinen nicht in der Auswahl.

4.6 Community & Prompt-Bibliothek

Die Community stellt eine zentrale organisationsweite Prompt-Bibliothek bereit:

Zugriff: Sidebar → Community

Was die Prompt-Bibliothek bietet:

• Geteilte, erprobte Prompts aus Ihrer Organisation
• Suche nach Name, Prompttext oder Tags (z. B. „Bürgerkommunikation", „Recht", „Textüberarbeitung")
• Mit einem Klick in den Chat übernehmen und ggf. anpassen
• Original-Vorlage bleibt unverändert

Prompt-Vorlagen anlegen (je nach Berechtigung):

1. Community → „+ Neue Vorlage"
2. Name, Prompt-Text und optionale Tags eingeben
3. Speichern → sofort für alle Nutzenden der Organisation verfügbar

Prompt-Qualität verbessern

Bewährte Muster für effektive Prompts:

• Rolle zuweisen: „Du bist ein erfahrener Verwaltungsjurist..."
• Kontext liefern: Zweck, Zielgruppe, gewünschtes Format angeben
• Konkret sein: Statt „Schreibe etwas über Datenschutz" besser: „Erkläre die DSGVO-Anforderungen zur Datenspeicherung in max. 150 Wörtern, auf Deutsch, für nicht-technische Mitarbeitende."
• Iterieren: Verfeinern Sie Antworten mit: „Mach das kürzer", „Erkläre Punkt 3 genauer", „Formuliere formeller"

4.7 Chat-Verlauf verwalten

Aktion	Vorgehensweise
Löschen	Klick auf Papierkorb

Speicherung und Datenschutz

Chat-Verläufe werden verschlüsselt gespeichert. Prompts, Uploads und Modellantworten erscheinen nicht in Audit-Logs (Datenminimierung). Die Aufbewahrungsfrist für Chats wird durch Ihren Administrator gemäß den organisationsspezifischen Löschfristen konfiguriert.

4.8 Quellenangaben bei RAG und Websuche

Wenn ein Chat oder Assistent auf Wissensdatenbanken (RAG) oder Websuche zugreift, werden die verwendeten Quellen in der Antwort ausgewiesen:

• Bei RAG: Dokumenttitel, Wissensdatenbankname, ggf. Textstelle
• Bei Websuche: URL, Titel der Webseite

Dies dient der Nachvollziehbarkeit (EU AI Act, Human Oversight) und ermöglicht die Prüfung der Quellen vor Weiterverwendung.

KI-Ausgaben immer prüfen

Alle KI-Antworten sind Vorschläge und müssen vor einer weiteren Verwendung fachlich geprüft werden. GovAI trifft keine automatisierten Entscheidungen mit Rechtswirkung. Die fachliche Verantwortung verbleibt beim Nutzenden.