6. Werkzeuge und Assistenten

6.1 Der Unterschied: Werkzeuge vs. Assistenten

	Werkzeuge	Assistenten
Interaktion	Eingabe-Maske → direktes Ergebnis	Dialogbasierter Chat
Eignung	Schnelle Standardaufgaben ohne KI-Erfahrung	Komplexe, iterative Aufgaben
Einstieg	Formularfelder ausfüllen, Klick	Freier Gesprächseinstieg mit Anleitungen
Beispiele	Text-Übersetzer, Rechtschreib-Check	Protokoll-Assistent, Entscheidungsvorlage

6.2 Vordefinierte Werkzeuge

Zugriff: Sidebar → Werkzeuge

Werkzeug	Beschreibung
Text-Übersetzer	Überträgt Texte in andere Sprachen
Text-Zusammenfasser	Fasst Texte prägnant zusammen
Einfache Sprache Generator	Wandelt komplexe Texte in leicht verständliche Sprache um
Rechtschreib-Check	Prüft Texte auf Grammatik und Rechtschreibung
Schlagwort- & Hashtag-Generator	Erstellt Schlagwörter und Hashtags aus Texten
Verwaltungssprache-Generator	Formuliert Texte im formellen Verwaltungsstil
Alltagssprache → Vorschriftensprache	Übersetzt Alltagsformulierungen in formelle Verwaltungssprache
Gender-Check	Wandelt Verwaltungstexte in geschlechtergerechte Sprache um
Überschriften-Optimierer	Macht Überschriften klar und verständlich
Lesbarkeits-Check	Analysiert Texte auf Verständlichkeit und Barrierefreiheit
Tonalität ändern	Passt die Tonalität eines Textes (formell/informell) an

Sortiermöglichkeiten: Nach Name, Häufig verwendet, Erscheinungsdatum.

Ihre Organisation kann weitere Werkzeuge hinzufügen

Administratoren können eigene Werkzeuge für organisationsspezifische Aufgaben erstellen. Diese erscheinen ebenfalls in der Werkzeugliste.

6.3 Vordefinierte Assistenten

Zugriff: Sidebar → Assistenten

Assistent	Beschreibung
Entscheidungsvorlagen-Assistent	Erstellt professionelle Entscheidungsvorlagen im Verwaltungsstil
Protokoll-Assistent	Formt Notizen zu strukturierten Protokollen mit Zusammenfassungen und Beschlüssen
Projektsteckbrief-Assistent	Unterstützt bei der Erstellung vollständiger Projektsteckbriefe
GovContent-Assistent	Verfasst bürgernahe, verständliche und rechtssichere Verwaltungstexte
Bürgerdialog-Assistent	Unterstützt bei der bürgernahen Kommunikation

Assistenten nutzen:

1. Klicken Sie auf einen Assistenten in der Liste.
2. Lesen Sie die Benutzeranleitung (wird beim Start angezeigt).
3. Wählen Sie ggf. ein Beispiel als Einstieg (klickbare Kacheln).
4. Starten Sie den Dialog und verfeinern Sie iterativ.

Sortiermöglichkeiten: Nach Name, Häufig verwendet, Erscheinungsdatum.

6.4 Eigenes Werkzeug erstellen

Berechtigung: Maintainer oder Owner (oder Custom Role mit Feature-Erstellungsrecht)

Schritt 1 – Allgemeine Informationen:

• Name, Beschreibung und Icon-URL festlegen
• Aktiv-Schalter: Sofort verfügbar oder zunächst als Entwurf unsichtbar

Schritt 2 – Zugriffs- und Sicherheitseinstellungen:

Einstellung	Optionen
Benutzerzugriff	Für alle Nutzenden der Organisation oder nur für den Autor
Datei-Uploads	Ob Nutzende Dateien hochladen dürfen
Nachrichtenprüfung (Data Guard)	Voreingestellt / Permanent / Deaktiviert

Schritt 3 – Pipeline (technisch):

Die Pipeline definiert den technischen Verarbeitungsablauf im JSON-Format. Für Standardfälle: „Pipeline aus Vorlage laden" – damit wird eine bewährte Konfiguration übernommen.

Manuelle Pipeline-Bearbeitung

Nur für technisch versierte Nutzende empfohlen. Details: Kap. 10 – Technische Konfiguration.

Pipeline-Assistent

Durch einen Klick auf den Knopf Pipeline-Assistent können Sie unseren Assistenten zur Erstellung einer Pipeline-Konfiguration öffnen. Beim ersten Aufruf wählen Sie eine Vorlage aus einem existierenden Chat aus und werden Schritt für Schritt durch alle gängigen Einstellungen einer Pipeline geführt. Der Assistent generiert am Ende eine gültige JSON-Konfiguration.

Wurde bereits eine Konfiguration erstellt, öffnet ein erneuter Klick stattdessen eine Übersicht, in der sich alle Einstellungen (z. B. Wissensdatenbanken, Websuche, Streaming, Data Guard, System-Prompt) direkt anpassen lassen – ohne den gesamten Assistenten erneut durchlaufen zu müssen. Über „Pipeline-Assistent neu starten“ lässt sich der schrittweise Ablauf bei Bedarf weiterhin komplett von vorne durchlaufen.

Schritt 4 – Prompt und Parameter:

Element	Beschreibung
Prompt	Zentrale Anweisung an das KI-Modell (System-Prompt)
Parameter	Zusätzliche Eingabefelder für Nutzende; per {{Parametername}} im Prompt referenzierbar
Vorlage laden	Bestehende Werkzeuge als Ausgangspunkt nutzen

Werkzeug testen vor Veröffentlichung

Setzen Sie den Aktiv-Schalter auf „aus" während der Entwicklung. Testen Sie mit verschiedenen Eingaben. Erst wenn das Ergebnis überzeugt, schalten Sie das Werkzeug für Ihre Organisation frei.

6.5 Eigenen Assistenten erstellen

Schritt 1 – Allgemeine Informationen:

• Name, Beschreibung und Icon-URL
• Aktiv-Schalter

Schritt 2 – Zugriff und Sicherheit:

Einstellung	Beschreibung
Öffentlich	Für alle Nutzenden der Organisation oder nur für den Autor
Nachrichtenprüfung	Deaktiviert / Voreingestellt / Permanent (bei Permanent: Datei-Uploads deaktiviert)

Schritt 3 – Modell und Prompt:

Element	Beschreibung
Modell	Aus freigegebenen Modellen wählen (GPT-5, Claude, Mistral, Llama)
Prompt	System-Prompt: definiert Rolle, Verhalten und Ausgabeformat

Empfehlung für effektive System-Prompts:

[Systemrolle: Verwaltungs- und Projektmanagement-Experte]

Du bist ein erfahrener Experte für Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung.
Deine Aufgabe ist es, aus den Angaben des Nutzers einen vollständigen
Projektsteckbrief zu erstellen. Der Steckbrief dient der internen Abstimmung
und muss professionell, klar und präzise formuliert sein.

Format: Ziel, Nutzen, Zeitplan, Ressourcen, Erfolgskriterien

Schritt 4 – Fähigkeiten (Wissen & Websuche):

Zusätzlich zur Pipeline-Vorlage des zugrunde liegenden Chats kann der Assistent eigene Fähigkeiten erhalten:

Fähigkeit	Beschreibung
Wissensdatenbanken (RAG)	Zusätzliche Wissensdatenbanken auswählen, die der Assistent ergänzend zu den vom Chat geerbten Datenbanken nutzen darf. Erweiterte Optionen: Top K, Distanzschwelle, Quellenanzeige.
Eigene Wissensdokumente	Dateien (PDF, DOCX, PPTX, XLSX, TXT, Bilder) direkt am Assistenten hochladen. Sie werden automatisch in eine dem Assistenten zugeordnete Wissensdatenbank verarbeitet und stehen ausschließlich diesem Assistenten zur Verfügung.
Websuche	Ist im zugrunde liegenden Chat die Websuche aktiviert, kann sie am Assistenten gezielt deaktiviert werden (Opt-out). Eine Aktivierung der Websuche ist nur möglich, wenn der zugrunde liegende Chat sie bereits bereitstellt.

Berechtigungen erforderlich

Das Hinzufügen von Wissensdatenbanken bzw. -dokumenten sowie das Deaktivieren der Websuche erfordern die Berechtigungen „Wissen des Assistenten konfigurieren" bzw. „Websuche des Assistenten konfigurieren". Ohne diese Berechtigungen werden die Einstellungen nur lesend mit einem Hinweistext angezeigt.

Fähigkeiten können organisationsweit deaktiviert sein

Administratoren können diese erweiterten Fähigkeiten für die gesamte Organisation deaktivieren. Ist dies der Fall, erscheint ein entsprechender Hinweis und die Optionen sind nicht verfügbar.

Schritt 5 – Benutzeranleitung und Beispiele:

Element	Beschreibung
Anleitung	Text, der Nutzenden beim Start im Chat angezeigt wird – erklärt optimale Nutzung
Beispiele	Vorbefüllte Startanfragen als klickbare Kacheln

Assistent direkt ausprobieren

Beim Bearbeiten eines bestehenden Assistenten steht oben der Button „Ausprobieren" zur Verfügung. Er öffnet den Assistenten im Chat, sodass Änderungen – auch an Wissensdatenbanken und Websuche – sofort getestet werden können, bevor sie für andere Nutzende sichtbar sind.

6.6 Modelle und Datenquellen zuweisen

Administratoren steuern, welche Rollen welche Modelle und Wissensdatenbanken nutzen dürfen:

• Modelle: Für jedes Modell kann konfiguriert werden, welche Rollen es nutzen dürfen. Nicht-berechtigte Rollen sehen das Modell nicht in der Auswahl.
• Wissensdatenbanken (RAG): Pro Datenquelle wird festgelegt, welche Rollen darauf zugreifen dürfen. Ohne Berechtigung erfolgt kein Zugriff – weder direkt noch indirekt über RAG.
• Assistenten/Werkzeuge: Sind nur sichtbar und nutzbar, wenn die Rolle für das dahinterliegende Modell berechtigt ist.

Deterministische Wirksamkeit

Änderungen an Modell- und Datenzuweisungen werden sofort wirksam. Kein Neustart oder Cache-Leerung erforderlich.