3. Einstellungen

Die Einstellungen erreichen Sie über einen Klick auf Ihren Namen unten links in der Sidebar → Einstellungen. Der Bereich gliedert sich in Allgemeine Einstellungen, Organisationseinstellungen und Feature-Einstellungen.

Allgemeine Einstellungen

Profil

GovAI Profileinstellungen

Einstellung	Beschreibung
Sprache	Anzeigesprache der Oberfläche (Deutsch oder weitere)
In Keycloak ändern	Passwort und Account über das zentrale IAM-System der Organisation ändern
Meine Organisationen	Übersicht aller Organisationen mit jeweiliger Rolle; „Organisation verlassen" beendet die Mitgliedschaft
Benutzerdaten exportieren	Alle zu Ihrem Konto gespeicherten Daten als Export herunterladen (DSGVO Art. 20)
Konto löschen	Löscht Ihr Konto unwiderruflich

Konto löschen ist endgültig

Stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Daten vorher exportiert wurden. Administratoren beachten: Für Revisionszwecke werden Audit-Daten gemäß den konfigurierten Aufbewahrungsfristen beibehalten.

Konto löschen im IAM vollständig durchführen

Um Ihr Konto vollständig zu löschen, ist es meist notwendig sich im IAM-System der Organisation (Keycloak) erneut zu authentifizieren und die Löschung auch dort zu bestätigen. Führen Sie diese Schritte zwingend bis zum Ende durch.

Organisationseinstellungen

Organisation – Allgemein

GovAI Organisationseinstellungen Allgemein

Einstellung	Beschreibung
Name der Organisation	Anzeigename innerhalb der Plattform (mandantenspezifisch)
Nutzerrichtlinien	Freitextfeld (Markdown/Plaintext) für interne Nutzungsrichtlinien. Alle Mitglieder müssen diese beim Login bestätigen. Bei Aktualisierung erneute Zustimmung erforderlich.
Globaler Systemprompt	Organisationsweiter Systemprompt, der als Basis auf alle KI-Assistenten (Chats) und Werkzeuge angewendet wird. Bearbeitung erfordert die gesonderte Berechtigung „Globalen Systemprompt bearbeiten".
Benutzerdefiniertes CSS	CSS-Datei hochladen, um Farben, Logo und Erscheinungsbild anzupassen (White-Label-Funktion)
Organisation löschen	Löscht die gesamte Organisation und alle zugehörigen Daten unwiderruflich

Nutzerrichtlinien als Governance-Instrument

Hinterlegen Sie hier verbindliche Hinweise: erlaubte Datentypen, Verbot sensibler Informationen in Testumgebungen, Verweis auf Ihre interne KI-Nutzungsrichtlinie. Alle Bestätigungen werden DSGVO-konform mit Zeitstempel protokolliert.

Globaler Systemprompt und Prompt-Hierarchie

Der globale Systemprompt dient als organisationsweite Basis für alle KI-Assistenten (Chats) und Werkzeuge. Seine Bearbeitung erfordert die gesonderte Berechtigung „Globalen Systemprompt bearbeiten" (in der Rolle Besitzer enthalten). Fehlt die Berechtigung, wird das Feld ausgeblendet.

Der an das Modell übergebene Systemprompt wird bei jeder Anfrage aus mehreren Ebenen zusammengesetzt – in dieser Reihenfolge:

Interne Betriebsregeln – fest hinterlegt, für Nutzende weder sichtbar noch änderbar (u. a. Umgang mit pseudonymisierten Daten, Nichtoffenlegung interner Anweisungen). Haben absoluten Vorrang.
Chat-/Werkzeug-Systemprompt – der in der Pipeline hinterlegte Systemprompt des jeweiligen Chats bzw. Werkzeugs.
Werkzeug-Prompt – nur bei Werkzeugen: die eigentliche Aufgabenanweisung inkl. Parametern.
Assistenten-Prompt – nur bei Assistenten: ergänzt den zugrundeliegenden Chat.
Globaler Systemprompt – organisationsweite, ergänzende Vorgaben.
Aktuelles Datum – sofern für den Chat bzw. das Werkzeug aktiviert.

Zusammenspiel: Alle Ebenen werden gemeinsam an das Modell übergeben und ersetzen einander nicht. Bei Widersprüchen zwischen dem spezifischen Chat-/Werkzeug-Systemprompt und dem globalen Systemprompt hat der spezifischere Prompt Vorrang; der globale Prompt wirkt ergänzend. Assistenten übernehmen Chat-Systemprompt und Datumseinstellung vom zugrundeliegenden Chat.

Änderungen werden protokolliert

Änderungen am globalen Systemprompt sowie an Chat-/Werkzeug-Systemprompts und an der Datumsübermittlung werden revisionssicher im Audit-Log erfasst.

Organisation – Mitglieder

GovAI Organisationseinstellungen Mitglieder

Aktion	Beschreibung
Rollenänderung	Per Dropdown direkt in der Tabelle, wirksam nach „Speichern"
Mitglied entfernen	Rotes Papierkorb-Symbol entzieht den Zugang; bestehende Sitzungen werden beendet, wirksam nach „Speichern"
Ausstehende Einladungen	Versendete, noch nicht angenommene Einladungen
Einladen	Neue Mitglieder per E-Mail einladen und direkt eine Rolle zuweisen

Kein Löschen für eigene Einträge

Den eigenen Eintrag kann man nicht entfernen – der Papierkorb ist deaktiviert. Zum Selbst-Austritt: Profil → „Organisation verlassen".

Deaktivierung vs. Löschung

Beim Entfernen eines Mitglieds wird der Zugang zur Organisation sofort gesperrt. Die Deaktivierung sowie verantwortliche Person und Zeitpunkt werden revisionsfähig protokolliert. Eine erneute Bereitstellung des Zugangs ist möglich, indem die gleiche E-Mail-Adresse erneut eingeladen wird. Das Mitglied kann die Plattform weiter nutzen, sollte sie Mitglied einer anderen Organisation sein.

Organisation – Rollen

GovAI Organisationseinstellungen Rollen

Standardrollen (vordefiniert, nicht löschbar/bearbeitbar):

Rolle	Berechtigungsumfang
Besitzer (Owner)	Vollständige Kontrolle: Organisation, Mitglieder, Modelle, Kontingente, Audit
Maintainer	Erweiterte Rechte: Werkzeuge/Assistenten verwalten, Feature-Einstellungen konfigurieren
Mitglied	Grundlegende Nutzung: Chat, Werkzeuge, Assistenten, Community

Benutzerdefinierte Rollen (Custom Roles):

Über „+ Rolle erstellen" können granulare Rollen mit individuellen Berechtigungen angelegt werden. Berechtigungen je Bereich:

Bereich	Mögliche Berechtigungen
Chats	Einsehen · Chat-Schnelleinstellungen bearbeiten
Werkzeuge	Einsehen · Werkzeug-Schnelleinstellungen bearbeiten
Features	Einsehen · Erstellen · Bearbeiten · Schnelleinstellungen bearbeiten · Löschen
Assistenten	Einsehen · Erstellen · Bearbeiten · Schnelleinstellungen bearbeiten · Löschen

Beispiel Custom Role

„Redakteur": Features Erstellen + Bearbeiten, Assistenten Erstellen + Bearbeiten – aber kein Löschen und keine Schnelleinstellungen. Ideal für Fachabteilungen, die eigene Assistenten pflegen sollen.

Wichtig: Wird eine Custom Role gelöscht, werden alle betroffenen Nutzenden automatisch der Standardrolle „Mitglied" zugewiesen.

Organistation - Tokenkontingent

Aktion	Beschreibung
Tokenkontingent	Eingabefeld für Ganzzahl. Maximum gilt pro gewähltem Intervall.
Token-Erneuerungsintervall	Dropdown für verschiedene Intervall, inklusive "Einmalig"
Token-Limi-Benachrichtigungsschwelle	Schwelle, ab welcher E-Mail-Benachrichtungen versendet werden.
E-Mail-Benachrichtungen bei Token-Limit	Rollen auswählen, an welche die Benachrichtungen versendet werden sollen. Option nur wählbar, wenn Token-Limit-Benachrichtigungsschwelle nicht "Keine".

Tokenkontingent-Reiter muss aktiviert werden

Der Reiter "Tokenkontingent" ist standardmäßig versteckt. Ob der Reiter angezeigt wird, kann je Organisation über die Administrations-API konfiguriert werden.

Nutzungsstatistik

GovAI Nutzungsstatistik

Die Nutzungsstatistik zeigt den Token-Verbrauch der Organisation:

Element	Beschreibung
Intervall	Intervall fürs Diagramm (täglich, wöchentlich, monatlich)
Zeitraum	Filterbereich per Kalender auswählbar
Balkendiagramm	Verbrauch aufgeschlüsselt nach Kategorien (s. u.)
Detailtabelle	Verbrauch pro Werkzeug, Assistent oder Modell mit Link zum Diagramm
Kontingentanzeige	Aktueller und verbleibender Tokenverbrauch als Tortendiagramm

Kategorien im Diagramm:

Farbe	Kategorie	Bedeutung
🔴 Rot	Chat	Direkter Modellverbrauch aus Chat-Anfragen
🟣 Lila	Datenschutz-Filter	Verbrauch durch den Data Guard (PII-Erkennung)
🔵 Blau	Embeddings	Vektorisierung für RAG/Wissensdatenbanken
🟡 Gelb	MCP-Tools	Externe Werkzeuganbindungen (Model Context Protocol, z.B. Websuche)
🟠 Orange	RAG	Retrieval-Abfragen aus Wissensdatenbanken
🟢 Grün	Transkription	Sprachverarbeitung (Speech-to-Text)

Für Administratoren

Vollständige Informationen zu Kontingenten, Schwellwerten und automatischen Sperren: Kap. 9 – Kontingente und Governance.

Wissensdatenbanken

GovAI Wissensdatenbanken

Wissensdatenbanken ermöglichen die semantische RAG-Suche über interne Dokumente. Jede Datenbank besitzt eine eindeutige Referenz-ID für die Pipeline-Konfiguration.

Neue Wissensdatenbank anlegen über „+ Wissensdatenbank erstellen":

Wissensdatenbank hinzufügen

Feld	Beschreibung
Name	Eindeutige Bezeichnung (z. B. „Ausschreibungsunterlagen", „BASS Gesetzestexte")
Beschreibung	Kurze Erläuterung des Inhalts
Rolle auswählen	Zugriffsrolle: welche Rollen dürfen diese Datenbank nutzen

Referenz-ID kopieren

Die Referenz-ID (UUID) wird in der Pipeline-Konfiguration unter collections eingetragen. Details: Kap. 10 – Technische Konfiguration.

Vollständige Dokumentation zu Wissensdatenbanken und RAG: Kap. 7 – Wissensdatenbanken & RAG.

API-Schlüssel verwalten

GovAI API-Schlüssel verwalten

Über „+ Hinzufügen" werden API-Schlüssel für KI-Modellanbieter hinterlegt:

Feld	Beschreibung
Schlüssel	API-Key des Anbieters (OpenAI, Anthropic, IONOS, Mistral u. a.)
Adapter	Zugehöriger Modell-Adapter aus der Dropdown-Liste

API-Schlüssel sind streng vertraulich

Schlüssel niemals in Chats, E-Mails oder Dokumenten teilen
Regelmäßige Rotation gemäß Sicherheitsrichtlinie empfohlen
Schlüssel erscheinen nach dem Speichern nicht mehr im Klartext
Änderungen werden im Audit-Log protokolliert

Feature-Einstellungen

Chats

GovAI Feature-Einstellungen Chats

Verwaltet alle verfügbaren KI-Modelle der Organisation. Schnelleinstellungen per …-Menü:

Schnelleinstellungen

GovAI Chats Schnelleinstellungen

Einstellung	Beschreibung
Aktiv	Modell für Nutzende ein-/ausblenden
Bilder-Uploads	Bild-Uploads in diesem Chat erlauben
Nachrichtenprüfung manuell bestätigen	Nutzende müssen Data Guard-Entscheidungen explizit bestätigen
Personenbezogene Daten immer pseudonymisieren	Automatische Pseudonymisierung ohne Rückfrage
Nachrichtenprüfung	Deaktiviert / Voreingestellt / Permanent

Chats bearbeiten

Die Bearbeitungsmaske besteht aus drei Tabs:

Tab 1 – Allgemein

Chat bearbeiten – Allgemein

Feld	Beschreibung
Name	Bezeichnung des Chats (wird in der Liste angezeigt)
Beschreibung	Kurze Erläuterung der Funktion für Nutzende
Icon-URL	Bild-URL oder Base64-kodiertes Icon
Aktiv	Deaktivierte Chats sind für alle Nutzenden unsichtbar

Tab 2 – Zugriff und Sicherheit

Chat bearbeiten – Zugriff und Sicherheit

Einstellung	Beschreibung
Benutzerzugriff	Für alle Nutzenden der Organisation oder nur für den Autor
Bilder-Uploads zulassen	Bild-Uploads in diesem Chat erlauben
Nachrichtenprüfung manuell bestätigen	Nutzende müssen Data Guard-Entscheidungen explizit bestätigen
Personenbezogene Daten immer pseudonymisieren	Automatische Pseudonymisierung ohne Rückfrage
Aktuelles Datum bereitstellen	Liefert dem Modell bei jeder Anfrage das aktuelle Datum mit (Standard: an; pro Chat deaktivierbar)
Nachrichtenprüfung	Deaktiviert / Voreingestellt / Permanent

Tab 3 – Pipeline

Chat bearbeiten – Pipeline

Feld	Beschreibung
Pipeline	Komplexer Pipeline-Editor im JSON-Format

Aktuelles Datum an das Modell übermitteln

Ist „Aktuelles Datum bereitstellen" aktiviert (Standard), wird dem Modell bei jeder Anfrage das aktuelle Datum (Wochentag, Datum, Zeitzone Europe/Berlin) mitgeliefert. So lassen sich zeitbezogene Fragen (z. B. „bis wann", „nächste Woche") korrekt beantworten. Die Option kann pro Chat bzw. Werkzeug deaktiviert werden; Assistenten übernehmen die Einstellung des zugrundeliegenden Chats.